封筒・送付状の書き方

求人応募後、応募書類(履歴書や職務経歴書)を事前提出することが多いです。

履歴書や職務経歴書は、採用されるために必死でされますが、意外と盲点なのが書類を郵送する時の「封筒」と同封する「送付状」です。

応募書類が届いた時に、採用担当者の目に入るのは封筒です。せっかく良い履歴書や職務経歴書を作っても、ビジネスマナー違反の封筒では印象は悪くなります。せっかくですので、完璧な書類提出を心がけましょう。

応募書類用の封筒準備10のポイント
  1. 1) 封筒は、無地の白色のものを使用。茶封筒などは使わないようにしましょう。
  2. 2) 記入は、黒色のボールペンか水性ペンを使用します。太字のほうが綺麗です。
  3. 3) 記入は基本的に縦書で書きます。
  4. 4) 住所や会社名は略さずに、正式名称で書きます。
    例:大阪市◯◯区 → 大阪府大阪市◯◯区
    (株)JSコーポレーション → 株式会社JSコーポレーション
  5. 5) 宛名の敬称は、送付先にあわせて使い分けましょう。
  6. 6) 記入ミスした場合は、修正せず新しく書き直しましょう。
  7. 7) 応募書類と一緒に、送付状(添え状)をつけるのがビジネスマナーです。
    送付状は、パソコンで作成しても問題ないです。
  8. 8) 封筒を綴る前に、全ての書類・封筒に誤字脱字がないかもう一度チェックしましょう。
    面接時に持参する用に履歴書や職務経歴書はコピーを取りましょう。
  9. 9) 封筒を綴る際は、セロハンテープではなくノリで貼り「〆」「封」と書きましょう。
  10. 10) 切手の貼り忘れには注意しましょう。
封筒の書き方・ビジネスマナー
下記の記入例を見本にして、封筒を準備しましょう。(記入見本は大封筒をイメージしています)
見本1
1送付先住所
都道府県は省略せず全て書きます。縦書きの場合は、番地なども漢数字を使用します。
2宛名
  • 会社名、宛名は、封筒の中央に大きく書きましょう。
  • 会社名は略さず正式名称で書きましょう。×(株)→◯株式会社
  • 宛名の敬称は、送付先にあわせて使い分けましょう。
  • 例)会社・部署名=人事部御中
    役職名=人事部長殿
    役職+担当者=人事部長 ◯◯様
    宛先不明=採用ご担当者様
3応募書類在中
内容物を赤字で記入しましょう。例)応募書類在中、履歴書在中
4切手
切手は必ず貼りましょう。
見本2
5封綴じ
  • 封を綴る時は、セロハンテープではなくノリを使用します。
  • 綴じ口には「〆」「封」と書きます。
6投函日
ポストに投函する日付を記載します。
基本的には履歴書と同じ日付にします。
7差出人・住所
ご自分の住所と氏名を書きます。履歴書に記載してある現住所と同じ住所を書きます。
提出前に必ずコピー
送付状(添え状)の書き方
ビジネスでは書類を送る際、送付状(添え状)と呼ばれる書面をつけるのが基本です。それは、応募書類を送るときも一緒です。
送付状には、志望動機など熱い想いをついつい書いてしまいがちですが、できるだけ簡潔に作成するほうがよいです。
見本3
1発送日
応募書類・封筒に記載する日付に揃えましょう。
2宛先
封筒同様に、省略せず正式名称で書きましょう。宛先名は封筒の宛名と同じにします。
3本人欄
ご自分の「氏名」「現住所」「電話番号」を書きます。
(現住所は履歴書と同じ)
4見出し・タイトル
本文より大きく・太字で、簡潔に書きましょう。
5本文
  • ビジネスマナーとして時候の挨拶は入れましょう。
  • 簡潔に自己アピール、仕事で活かせる力を書きましょう。(長文は禁物です)
6同封書類
同封した書類の名称と部数を書きましょう。
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